Plaintes externes et dénonciations d’abus

L'OIBT reconnaît l’intérêt de recevoir des plaintes, s’agissant d’un outil important pour comprendre et répondre aux attentes des parties prenantes, sachant que le Secrétariat de l’OIBT traitera toute plainte de manière prompte, juste et sensible. Nous sommes ouverts aux plaintes et y répondrons de manière constructive et en temps opportun. Une plainte pourra être déposée par nos soutiens, nos donateurs, le grand public, les bénéficiaires, les organismes officiels et nos partenaires. 

1. Procédures
1.1 Processus de traitement d’une plainte
L'OIBT recevra toute plainte déposée de bonne foi et y répondra, ce indépendamment de son auteur ou de la nature de la plainte. Il est pris acte du fait que certaines plaintes sont de nature plus mineure et peuvent être résolues rapidement et de manière informelle (résolution informelle).
Lorsqu'une plainte ne peut pas être résolue facilement et de manière informelle, le processus de traitement des plaintes décrit ci-dessous devra être suivi.

1.1.1 Dépôt d’une plainte
Comment déposer une plainte?
Une plainte devra être déposée en utilisant le formulaire de contact en ligne disponible sur le site web de l’OIBT, qui est le point de convergence de l’ensemble des plaintes déposées.
 
Une plainte pourra être relayée dans les trois langues de travail de l’OIBT.

1.1.2 Réception d’une plainte
Qui peut recevoir une plainte?
Une plainte déposée par voie électronique sera reçue par le biais de l’adresse courriel de l’administration générale de l’OIBT à itto@itto.int et enregistrée suivant les procédures générales de l’administration interne de l’OIBT. Après une première évaluation par la Division des opérations de la véracité d’une plainte déposée, la plainte sera transmise au responsable du domaine concerné pour qu’une mesure appropriée soit prise. Dans le cas où la plainte est déposée verbalement, il est important que le fonctionnaire clarifie les problèmes, écoute ce que le plaignant a à dire et rédige un résumé écrit bref et précis de la plainte. Le fonctionnaire doit également établir si le plaignant a besoin d'une assistance pour déposer sa plainte.
L'employé qui reçoit la plainte enregistrera les détails suivants:

1. Le nom de la ou des personnes qui déposent la plainte
2. La date, l'heure et le lieu de réception de la plainte
3. Une brève description de la plainte et des attentes du plaignant

 
Le fonctionnaire principal chargé d'enquêter sur une plainte légitime sera le Directeur des opérations (dop@itto.int) ou, à défaut, le chef de toute autre division (dti@itto.int / dfm@itto.int) si la plainte concerne une division/un membre du personnel en particulier. Si une plainte est déposée à l’encontre du Directeur exécutif, la plainte sera transmise au président du CIBT qui décidera des mesures appropriées à prendre si nécessaire, y compris de référer la plainte de manière neutre et factuelle à une entité d’investigation professionnelle (tel qu’un consultant et/ou une entité juridique).
 
Une plainte déposée par l'intermédiaire d'un membre de l'OIBT sera transmise par le membre au Directeur exécutif de l'OIBT, qui prendra les mesures nécessaires le cas échéant et fera rapport audit membre de l'OIBT. Si la plainte déposée par un membre de l'OIBT est dirigée contre le Directeur exécutif, la plainte sera transmise au Président du CIBT qui déterminera, en consultation avec les Responsables de l’OIBT, les mesures appropriées à prendre, le cas échéant, y compris de référer la plainte de manière neutre et factuelle à une entité d’investigation professionnelle (tel qu’un consultant et/ou une entité juridique).
 
Dans certains cas, un plaignant pourra demander que son identité ne soit pas divulguée, mais il devra être reconnu que cela pourra restreindre la résolution de la plainte.

1.1.3 Reconnaissance d’un dépôt de plainte
Toute plainte doit être reconnue dès qu’elle est déposée. La reconnaissance comprendra également un aperçu des prochaines étapes. Si une plainte orale est reçue, le fonctionnaire doit prendre le nom et les coordonnées afin que la conclusion puisse être communiquée sans porter atteinte à la vie privée ou à la confidentialité.

1.1.4 Enregistrement d’une plainte
Toute plainte traitée dans le cadre du Processus de traitement des plaintes, qu'elle soit verbale ou écrite, doit être enregistrée dans un Registre des plaintes. Ces données seront utilisées afin de garantir que la plainte soit traitée efficacement, de surveiller les tendances et d’assurer l'amélioration continue du processus de traitement des plaintes.

1.1.5 Évaluation et examen d’une plainte
Une fois qu'une plainte a été reçue et reconnue, le Directeur des opérations procédera à une évaluation préliminaire pour déterminer si la question soulevée mérite un examen plus approfondi. Dans ce contexte, le Directeur tiendra compte des éléments suivants:

• L'identité de la partie concernée et son intérêt dans l'affaire;
• Si le problème est important et justifié;
• S'il semble y avoir un lien entre les activités de l'OIBT et la question soulevée;
• Comment des questions similaires ont été ou sont traitées dans d'autres procédures nationales ou internationales.

 
Suite à son évaluation préliminaire, le Directeur des opérations répondra aux parties concernées. S'il est décidé que la question ne mérite pas d'être examinée plus avant, les parties seront informées des motifs de cette décision.
 
Si le Directeur des opérations détermine que la plainte mérite une enquête plus approfondie, elle sera transmise au cadre responsable du domaine concerné pour prendre les mesures appropriées. Selon la nature de la plainte, une mesure appropriée peut prendre la forme d’une action directe par le cadre concerné, soit potentiellement d’un processus plus formel mené par un enquêteur tiers indépendant disposant de l'expertise appropriée aux circonstances.

1.1.6 Mesure corrective ou amélioration des systèmes
Parfois, des mesures correctives et l'amélioration des systèmes peuvent découler d’une plainte qui a été traitée soit dans le cadre d'une Résolution informelle, soit dans le cadre du Processus de traitement des plaintes. Cette procédure sera initiée par le responsable concerné en suivant les étapes suivantes.

1. Évaluer si une mesure corrective et/ou une amélioration des systèmes sont justifiées ou si aucune action n'est requise.
2. Mettre en œuvre immédiatement la mesure corrective/l'amélioration des systèmes ou planifier la mise en œuvre future de la mesure corrective/l'amélioration des systèmes.
3. Informer le plaignant du résultat.

 
Une mesure corrective désigne une mesure prise pour corriger ou rectifier une situation se rapportant à une personne au sujet de laquelle il a été établi qu’elle a été maltraitée ou injustement traitée par le système.
 
L'amélioration des systèmes, le cas échéant, constitue une opportunité d'améliorer les politiques, les procédures, la culture organisationnelle ou des problèmes similaires en vue d’éviter de futurs problèmes.

1.1.7 Communication de la conclusion au plaignant
Une fois la plainte résolue, le plaignant sera informé de la conclusion, en veillant à garantir la vie privée de toute personne impliquée dans l'affaire.

1.1.8 Délai de réponse
L'OIBT s'efforcera de résoudre une plainte le plus rapidement possible et veillera à ce que le plaignant soit régulièrement informé de l'état d'avancement ou de l'issue de leur plainte.

1.1.9 Processus des recours

1. Si le plaignant n'est pas satisfait des réponses reçues de la part de l'OIBT ou s'il estime que des mesures n'ont pas été prises, il peut faire appel au niveau hiérarchique supérieur. Si l'affaire implique un Directeur, elle doit être immédiatement renvoyée au Directeur exécutif (DE). Si la plainte concerne le Directeur exécutif, elle doit être renvoyée aux membres du Bureau du Conseil.
2. Toute réponse fournie à un plaignant externe doit provenir du Directeur exécutif au nom de l'Organisation. Un plaignant externe insatisfait du résultat est autorisé à faire appel aux membres du Bureau du Conseil.

Champ d’application

1. La protection contre des représailles est accordée à tout fonctionnaire de l’OIBT, qui a faculté de recourir aux procédures instituées dans la présente Politique en matière de dénonciation d’abus à l’effet de procéder confidentiellement à un signalement afin de:
   
   (a) Signaler la faute d’un ou de plusieurs fonctionnaires aux obligations qui sont les leurs aux termes des Statut et Règlement du personnel de l’OIBT ou de tous autres textes administratifs pertinents, aux Règlement financier et Règlement relatif aux projets de l’OIBT, y compris toute demande ou instruction émanant d’un fonctionnaire à l’effet d’enfreindre les règlements, règles ou normes susdits. Afin de bénéficier d’une protection, la faute doit être signalée dès que possible et au plus tard un (1) an après que la personne ait eu connaissance de la faute présumée. La personne doit signaler la faute de bonne foi et fournir des renseignements ou présenter des éléments de preuve de nature à établir une présomption raisonnable de faute; ou
   
   (b) Coopérer de bonne foi à une enquête dûment autorisée et transparente.
2. La Politique en matière de dénonciation d’abus est sans préjudice de l’application légitime des règles, règlements et procédures administratives, notamment ceux qui régissent l’appréciation du comportement professionnel, les non-renouvellements d’engagements ou les licenciements. Toutefois, la charge de la preuve incombe à l’OIBT, laquelle doit établir, éléments de preuve concordants et convaincants à l’appui, qu’elle aurait pris les mêmes mesures en l’absence des activités protégées visées à la section 3.1 ci-dessus.

Signalements infondés

1. Un lanceur d’alerte qui livre délibérément des informations inexactes, mensongères, malveillantes ou frivoles et qui s’avèrent par la suite être mensongères fait l’objet de mesures disciplinaires ou autre mesure qui s’impose.

 

Recours aux mécanismes internes/externes de signalement de faute en place

1. Une faute doit être en pratique signalée par la voie des mécanismes internes en place à l’OIBT. L’Administration est tenue de protéger, dans toute la mesure du possible, l’anonymat de l’auteur du signalement et la confidentialité de toutes informations communiquées par ces voies.
2. Pourra jouir d’une protection contre des représailles quiconque signale une faute à une entité ou à une personne étrangère aux mécanismes internes en place à l’OIBT, si les critères énoncés aux alinéas a), b) et c) ci-après sont réunis:
   
   (a) Le signalement était nécessaire pour éviter: Des conséquences fâcheuses pour le fonctionnement de l’OIBT ; ou
   Des violations du droit national ou international; et
   
   (b) L’auteur(e) du signalement n’a pu emprunter les mécanismes internes parce que:
   
   Au moment où le signalement a été effectué, il/elle avait des raisons de croire qu’il/elle ferait l’objet de représailles de la part de la/des personne(s) qu’il/elle était censé(e) dénoncer en accord avec le mécanisme interne en place; ou
   
   Il existait un risque substantiel que les éléments de preuve de la faute soient dissimulés ou détruits si le signalement avait été fait à la personne/aux personnes censées le recevoir dans le cadre des mécanismes internes en place; ou
   
   L’intéressé ayant dénoncé les faits identiques auparavant en empruntant les mécanismes internes, l’OIBT ne l’avait pas informé par écrit de l’état de la question dans les six (6) mois suivant sa démarche; et
   
   (c) L’intéressé n’accepte aucun paiement ou tout autre avantage de quelque partie que ce soit en rétribution de son signalement.
3. Toute personne qui n’est pas en mesure ou désireuse de signaler une faute en raison de circonstances décrites aux paragraphes 5.1 ou 5.2 est encouragée à effectuer le signalement auprès de l’un des membres du Bureau du Conseil (président du Conseil, vice-président du Conseil ou président du Comité des finances et de l’administration). Les coordonnées exactes des membres du Bureau du Conseil seront tenues à jour et mises à disposition en un endroit accessible à l’ensemble des fonctionnaires de l’OIBT.

Dénonciation de mesures de représailles

1. Toute personne qui estime avoir fait l’objet de représailles ou qu’elle risque des représailles pour avoir dénoncé une faute ou coopéré à une enquête dûment autorisée et transparente doit communiquer dès que possible à l’un des membres du Bureau du Conseil [président du Conseil, vice-président du Conseil ou président du Comité des finances et de l’administration (CFA)], tous renseignements et documents dont elle dispose pour corroborer sa plainte. Les plaintes peuvent être déposées en personne, par courrier postal, télécopie ou courrier électronique.
2. S’agissant de la protection contre des représailles qui viseraient des personnes ayant dénoncé une faute ou collaboré à une enquête dûment autorisée, les membres du Bureau du Conseil indiqués au paragraphe 6.1 sont chargés de:
   
   Recevoir les plaintes faisant état de représailles ou de menaces de représailles; Tenir un dossier confidentiel de toutes les plaintes reçues ; et
   (ii) Procéder à un examen préliminaire de toute plainte en vue de déterminer: i) si la démarche entreprise par le requérant est une activité protégée; et ii) s’il y a lieu de présumer que l’activité protégée a été un facteur de représailles présumées ou de menace de représailles.
    
   Ces processus sont menés suivant une démarche collaborative.
    
   À toute personne effectuant un signalement sera offerte et garantie la confidentialité de ses communications avec le membre du Bureau du Conseil auprès duquel le signalement aura été effectué en premier. Ledit membre du Bureau du Conseil servira de point de contact pour la durée de ces actions.
3. Les membres du Bureau du Conseil s’attachent à mener à bien un examen préliminaire dans les 45 jours suivant la réception de la plainte se rapportant à des représailles.
4. Tous les services et tous les fonctionnaires coopèrent avec les membres du Bureau du Conseil et mettent à sa disposition tous dossiers et documents qu’ils demandent, à l’exception des dossiers médicaux qui ne peuvent être consultés qu’avec l’assentiment exprès du fonctionnaire en cause.
5. Si les membres du Bureau du Conseil estiment qu’il y a lieu de présumer qu’il y a eu représailles ou menace de représailles, ils saisissent normalement par écrit le Directeur exécutif aux fins d’enquête, et en avisent immédiatement le requérant par écrit. Le Directeur exécutif fait en sorte de mener son enquête à bien et de présenter son rapport aux membres du Bureau du Conseil à la session suivante du Conseil. Si les membres du Bureau du Conseil craignent que le Directeur exécutif ne puisse pas agir ou n’agira pas en toute impartialité, le Président et le Vice-président du Conseil sont saisis de l’affaire.
6. En attendant la fin de l’enquête, les membres du Bureau du Conseil peuvent recommander au Directeur exécutif de prendre toutes mesures utiles pour sauvegarder les intérêts du requérant, celles-ci pouvant consister, sans s’y limiter, à surseoir temporairement à l’exécution de la mesure considérée comme constituant des représailles et, avec l’assentiment du requérant, à réaffecter provisoirement celui-ci au service dans lequel il exerçait ses fonctions ou à un autre service, ou à lui accorder un congé spécial à plein traitement.
7. Lorsque les membres du Bureau du Conseil reçoivent le rapport d’enquête, ils informent par écrit le requérant du résultat de l’enquête et produisent leurs recommandations au Directeur exécutif concernant l’affaire. Les recommandations peuvent notamment inclure des mesures disciplinaires à l’encontre de l’auteur des représailles.
8. Si les membres du Bureau du Conseil concluent qu’il n’y a pas suffisamment d’éléments crédibles pour établir qu’il y a eu représailles ou menace de représailles, mais constatent qu’il existe un problème de personnes dans un service donné, ils conseillent au requérant de chercher recours par le biais des mécanismes officieux de règlement des différends internes à l’OIBT.
9. Si les membres du Bureau du Conseil déterminent qu’il existe un problème de gestion au vu de l’examen préliminaire de la plainte, ils en avisent le Directeur exécutif en conséquence.
10. Si, de l’avis des membres du Bureau du Conseil, le fait que l’OIBT conduise l’enquête risque de faire naître un conflit d’intérêts, ceux-ci peuvent recommander au Directeur exécutif qu’un autre mécanisme d’enquête transparent soit saisi de l’enquête.

Interdiction des représailles à l’encontre de parties extérieures

1. Toute mesure de représailles à l’encontre d’un consultant extérieur, d’un prestataire de services sous contrat ou de ses employés, agents ou représentants ou de toute autre personne entretenant des relations avec l’OIBT, qui serait motivée par le fait que l’entreprise ou la personne en question a dénoncé une faute de la part de fonctionnaires de l’OIBT, sera considérée comme une faute qui, si elle est avérée, donnera lieu à des mesures disciplinaires ou autres mesures appropriées.

Statut et règlement du personnel

1. Le Directeur exécutif crée un comité paritaire de discipline qui lui donne un avis sur toute mesure disciplinaire concernant les fonctionnaires.

2. Le Comité paritaire de discipline se compose des trois membres suivants:

1. Le Chef de l’Administration
2. Le Chef d’une autre division, désigné par le Directeur exécutif
3. Un (1) membre élu par le personnel.

   
Les mesures disciplinaires qui peuvent être imposées incluent le blâme écrit, la suspension sans traitement, la rétrogradation ou, dans le cas d’une faute grave, le renvoi.
   
Si une faute est reprochée à un fonctionnaire, le Directeur exécutif peut ordonner sa suspension pendant enquête; cette mesure ne porte pas atteinte aux droits de l’intéressé. La suspension pendant enquête n’est pas considérée comme une mesure disciplinaire. Le fonctionnaire continue de recevoir son traitement pendant la durée de la suspension, sauf dans les cas exceptionnels où le Directeur exécutif, sur la base de l’avis d’un Comité paritaire de discipline, décide que les circonstances exigent de suspendre aussi le versement du traitement.  
Le comité paritaire de discipline examine avec toute la promptitude possible l’affaire qui lui est soumise, tout en veillant à ce que le fonctionnaire en cause soit en mesure de préparer adéquatement sa défense. En principe, l’examen d’une affaire par le Comité paritaire de discipline est mené à terme et le rapport afférent soumis au Directeur exécutif dans les trente (30) jours suivant la date à laquelle l’accusation de faute a été formulée. Le Directeur exécutif rend sa décision dans un délai d’une (1) semaine après réception du rapport du Comité paritaire de discipline et communication de la recommandation de celui-ci.
 
L’accusation de faute et les preuves à l’appui sont exposées par écrit au fonctionnaire en cause au moins deux semaines avant l’audience devant le Comité paritaire de discipline. Le fonctionnaire en cause peut présenter sa défense oralement ou par écrit. Le fonctionnaire en cause est autorisé à se présenter en personne devant le Comité paritaire de discipline ou à se faire représenter par tout autre fonctionnaire. Le Comité paritaire de discipline dresse un procès-verbal de la procédure.
 
   
Tout fonctionnaire qui désire former un recours contre la décision du Directeur exécutif de prendre à son encontre une mesure disciplinaire, y compris de mettre fin à son engagement en application de l’article 7.1 (b), a la faculté d’adresser une requête au président du Conseil dans le mois qui suit la date à laquelle le fonctionnaire a reçu notification écrite de la décision. Le président du Conseil défère tout recours de cet ordre à un jury de cinq membres composé de lui-même/d’elle-même, du vice président du Conseil et des présidents de trois des Comités (choisis conjointement par le président et le vice-président du Conseil). La décision du jury, qui doit être rendue dans un délai de trente (30) jours, est sans appel.