Quejas externas y denuncia de irregularidades

La OIMT reconoce el valor de las quejas como importante herramienta para comprender y abordar las expectativas de los interesados, de modo que la Secretaría responderá a todas las quejas de forma rápida, justa y sensible. Por consiguiente, la Organización recibirá favorablemente las quejas y las abordará constructiva y oportunamente. Las quejas pueden ser presentadas por nuestros patrocinadores, donantes, el público general, beneficiarios, organismos oficiales y nuestros socios.

1. Procedimientos
1.1 Proceso de gestión de quejas
La OIMT recibirá y responderá todas las quejas, independientemente de quién las presente o de la naturaleza de la queja. La Organización reconoce que algunas quejas son de naturaleza menor y que pueden resolverse rápida e informalmente (resolución informal).  
Si una queja no pudiera resolverse fácil e informalmente, se seguirá el proceso de gestión de quejas que se describe a continuación. 

1.1.1 Presentación de una queja 
¿Cómo se puede presentar una queja?  
Las quejas deben presentarse a través del formulario de contacto en línea situado en el sitio web de la OIMT, que constituye el punto central para todas las quejas.
 
Las quejas pueden presentarse en los tres idiomas oficiales de la OIMT.

1.1.2 Recepción de una queja
¿Quién puede recibir una queja? 
Las quejas presentadas por vía electrónica se recibirán a través del correo electrónico de la administración general de la OIMT en itto@itto.int y se registrarán mediante los procedimientos generales de administración interna de la OIMT. Tras una evaluación inicial de la División de Operaciones sobre la veracidad de una queja recibida, se remitirá la queja al directivo responsable del área correspondiente, para que tome las medidas oportunas. En el caso de una queja presentada verbalmente, es importante que el funcionario que la recibe aclare los problemas, escuche al denunciante y prepare un resumen conciso y exacto de la queja. El funcionario también deberá determinar si el denunciante necesita ayuda para presentar la queja. 
El empleado que reciba la queja tomará nota de los siguientes datos:

1. El nombre de la/s persona/s que presenta/n la queja,
2. La fecha, hora y lugar en que se recibió la queja,
3. Una breve descripción de la queja y de las expectativas del denunciante.

 
El funcionario principal encargado de investigar las quejas legítimas presentadas será el Director de Operaciones (dop@itto.int) o, alternativamente, el jefe de cualquier otra división (dti@itto.int / dfm@itto.int) si la queja se refiere a un miembro específico de la división o del personal. Si se presenta una queja contra el Director Ejecutivo, se la remitirá al Presidente del CIMT, quien decidirá las medidas adecuadas según sea necesario, incluida la remisión de la queja de forma neutral y objetiva a una entidad profesional apropiada de investigación de fraude (por ejemplo, consultores y/o una entidad jurídica). 
 
Una queja presentada por intermedio de un miembro de la OIMT será enviada por el miembro al Director Ejecutivo de la OIMT, quien tomará las medidas necesarias según corresponda e informará al miembro de la OIMT.  Si la queja presentada por un miembro de la OIMT es contra el Director Ejecutivo, se la remitirá al Presidente del CIMT, quien determinará, en consulta con los funcionarios de la OIMT, las medidas apropiadas que deban tomarse, si procede, incluida la remisión de la queja de forma neutral y objetiva a una entidad profesional apropiada de investigación de fraude (por ejemplo, consultores y/o una entidad jurídica).
 
En algunos casos, el denunciante solicitará que no se divulgue su identidad; sin embargo, deberá reconocer que esto podría limitar la resolución de la queja. 

1.1.3 Acuse de recibo de la queja
Toda queja dará lugar a un acuse de recibo. Dicho acuse de recibo también incluirá una indicación de los próximos pasos a seguir. Si la queja se recibe verbalmente, el funcionario que la recibe deberá tomar el nombre y los datos de contacto del denunciante de modo que se le pueda comunicar el resultado sin afectar la privacidad o confidencialidad.

1.1.4 Registro de quejas
Todas las quejas tratadas de conformidad con el procedimiento de gestión de quejas, sean éstas verbales o escritas, se registrarán en un registro de quejas. Dicho registro se utilizará para garantizar el tratamiento eficaz de las quejas, hacer un seguimiento de las tendencias, y asegurar la mejora continua del procedimiento de gestión de quejas.

1.1.5 Evaluación y revisión de la queja
Una vez que se ha recibido y registrado una queja, el Director de Operaciones realizará una evaluación preliminar para determinar si el asunto planteado amerita un examen más profundo.  En este contexto, el Director tendrá en cuenta: 

• La identidad de la parte afectada y su interés en el asunto; 
• Si el asunto es importante y está fundamentado; 
• Si parece haber una relación entre las actividades de la OIMT y el asunto planteado; 
• Cómo se han tratado, o se están tratando, asuntos similares en otros procesos nacionales o internacionales.

 
Tras su evaluación preliminar, el Director de Operaciones responderá a las partes interesadas. Si se decide que el asunto no amerita mayor consideración, se informará a las partes de los motivos de esta decisión.
 
Si el Director de Operaciones determina que la queja amerita una mayor investigación, se remitirá al directivo responsable del área correspondiente para que tome las medidas apropiadas. Según la naturaleza de la queja, las medidas apropiadas pueden consistir en una acción directa del directivo correspondiente o, llegado el caso, en un proceso más formal a cargo de un investigador independiente con la competencia adecuada para las circunstancias.

1.1.6 Solución o mejora del sistema
En ocasiones, las quejas tratadas de conformidad con procesos de resolución informal o el procedimiento de gestión de quejas pueden dar lugar a soluciones y mejoras del sistema. Este procedimiento será iniciado por el directivo pertinente mediante los siguientes pasos: 

1. Evaluar si se justifica una solución y/o mejora del sistema o si no es necesario tomar medidas.
2. Implementar inmediatamente la solución o mejora del sistema, o planificar la futura puesta en práctica de la solución o mejora del sistema. 
3. Informar al denunciante de los resultados. 

 
La solución es la medida tomada para corregir o rectificar la situación de una persona cuando se determinó que dicha persona fue tratada mal o injustamente por el sistema. 
 
La mejora del sistema, cuando corresponda, es una oportunidad para mejorar las políticas, procedimientos, cultura institucional de la organización o cuestiones similares, con el objeto de evitar problemas futuros.

1.1.7 Información de los resultados al denunciante
Una vez que la queja se haya resuelto, se informará al denunciante del resultado, asegurando la protección de la privacidad de toda persona implicada en el asunto.

1.1.8 Marco temporal para la respuesta
La OIMT procurará resolver las quejas lo más rápidamente posible y asegurar que los denunciantes reciban información actualizada periódicamente con respecto al avance o resultado de su queja.

1.1.9 Procedimiento de apelación

1. Si el denunciante no está satisfecho con las respuestas recibidas de la OIMT o si considera que las medidas no se han puesto en práctica, puede presentar una apelación al nivel administrativo superior. Si la denuncia implica a un Director, deberá ser remitida inmediatamente al Director Ejecutivo (DE). Si la queja implica al Director Ejecutivo, deberá ser derivada a los funcionarios del Consejo.
2. Toda respuesta dada a un denunciante externo debe provenir del DE en nombre de la Organización.  Los denunciantes externos que no estén satisfechos con el resultado pueden apelar a los funcionarios del Consejo.

Ámbito de aplicación

1. Tiene derecho a ser protegido contra represalias todo el personal de la OIMT que pueda hacer uso del procedimiento de denuncia confidencial estipulado en la presente política con el fin de:
   
   (a) denunciar el incumplimiento por parte de uno o más miembros del personal de la OIMT de sus obligaciones establecidas en el Reglamento Interno u otras disposiciones administrativas pertinentes, y el Reglamento Financiero y de Proyectos de la OIMT, incluida toda solicitud u orden de cualquier miembro del personal de la OIMT de violar las normas o disposiciones anteriormente mencionadas. Para poder recibir protección, las denuncias deberán presentarse lo antes posible y a más tardar un (1) año después de que el denunciante tome conocimiento de la presunta conducta indebida. Los denunciantes deberán actuar de buena fe y presentar información o pruebas que constituyan motivos razonables para creer que se ha producido una falta de conducta; o
   
   (b) cooperar de buena fe con una investigación debidamente autorizada y transparente.
2. La presente política de denuncia de irregularidades se entiende sin perjuicio de la aplicación legítima de reglamentos, normas y procedimientos administrativos, incluidos los que rigen la evaluación del rendimiento y la no renovación o rescisión del nombramiento. No obstante, la carga de la prueba recaerá sobre la OIMT, que deberá probar de forma clara y convincente que hubiera adoptado la misma medida en ausencia de las actividades amparadas en el apartado 3.1. 

Denuncias falsas

1. El denunciante que deliberadamente presente una denuncia falsa, fraudulenta, maliciosa o frívola que posteriormente se compruebe que es infundada será objeto de medidas disciplinarias o acciones apropiadas de otro tipo.

 

Denuncia de conductas indebidas por medio de mecanismos internos/externos establecidos 

1. Las denuncias de conductas indebidas, en la práctica, deberán presentarse por medio de los mecanismos internos establecidos por la OIMT. La Administración deberá proteger, en la mayor medida posible, la confidencialidad de la identidad del denunciante y todas las comunicaciones efectuadas por estas vías.
2. La protección contra represalias se extenderá a toda persona que denuncie una conducta indebida a una entidad o persona fuera de los mecanismos internos de la OIMT cuando se satisfagan los criterios estipulados en los apartados (a), (b) y (c) presentados a continuación:
   
   (a) Tal denuncia es necesaria para evitar:
   - Consecuencias graves para el funcionamiento de la OIMT; o
   - Violaciones del derecho nacional o internacional; y
   
   (b) El uso de los mecanismos internos no es posible porque:
   - Al momento de presentarse la denuncia, el denunciante tiene motivos para creer que será objeto de represalias por parte de la(s) persona(s) a la(s) que debe presentar la denuncia conforme a los mecanismos internos establecidos; o
   
   - Es sumamente probable que las pruebas relacionadas con la conducta indebida sean ocultadas o destruidas si el denunciante presenta la denuncia a la(s) persona(s) encargada(s) de recibirla conforme a los mecanismos internos establecidos; o
   
   - El denunciante ya ha presentado previamente la misma información por medio de los mecanismos internos establecidos y la OIMT no ha informado al denunciante por escrito sobre el avance de su denuncia dentro de los seis (6) meses posteriores a su presentación; y
   
   (c) El denunciante no acepta ninguna remuneración u otro beneficio de ninguna otra parte por la presentación de su denuncia.
3. Se alienta a las personas que no puedan o no quieran denunciar una conducta indebida debido a las circunstancias descritas en los incisos 5.1 ó 5.2 a que presenten la denuncia a un funcionario del Consejo (Presidente o Vicepresidente del Consejo, o Presidente del Comité de Finanzas y Administración). La información de contacto de los funcionarios del Consejo se deberá mantener actualizada en un lugar accesible a todo el personal de la OIMT.

Denuncia de represalias 

1. Toda persona que considere haber sido objeto o que podría ser objeto de represalias por haber denunciado una conducta indebida o cooperado con una investigación debidamente autorizada y transparente deberá transmitir cuanto antes toda la información y documentación de que disponga en respaldo de su denuncia a uno de los funcionarios del Consejo [Presidente o Vicepresidente del Consejo, o Presidente del Comité de Finanzas y Administración (CFA)]. Las denuncias podrán presentarse en persona, por correo postal, por fax o por correo electrónico.
2. Las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Consejo descritos en el inciso 6.1 con respecto a la protección contra represalias por denuncias de conductas indebidas o cooperación con una investigación debidamente autorizada son las siguientes:
   
   - Recibir las denuncias de represalias o amenazas de represalia; 
   
   - Llevar un registro confidencial de todas las denuncias recibidas; y 
   
   - Realizar un examen preliminar de la denuncia a fin de determinar: (i) si la acción emprendida por el denunciante es una actividad protegida; y (ii) si existe la presunción razonable de que la actividad protegida ha sido un factor decisivo en la presunta represalia o amenaza de represalia. 
   
   Estos procesos deberán realizarse en un marco de colaboración.
   
   A los denunciantes se les ofrecerá y asegurará una relación confidencial con el funcionario del Consejo que haya recibido inicialmente la denuncia, quien actuará de punto de contacto principal durante todo el proceso.
3. Los funcionarios del Consejo procurarán finalizar un examen preliminar en el plazo de 45 días a partir de la recepción de la denuncia de represalias.
4. Todos los funcionarios y miembros del personal deberán colaborar con los funcionarios del Consejo y facilitarán el acceso a todos los registros y documentos solicitados por ellos, con excepción de los registros médicos, que no se pueden facilitar sin el consentimiento expreso del funcionario en cuestión.
5. Si, a juicio de los funcionarios del Consejo, existe una presunción razonable de un caso de represalia o amenaza de represalia, normalmente deberán informar por escrito al Director Ejecutivo a fin de iniciar una investigación y notificarán inmediatamente por escrito al denunciante que el asunto está siendo investigado. El Director Ejecutivo procurará finalizar su investigación para presentar su informe a los funcionarios del Consejo en el siguiente período de sesiones del Consejo. Si los funcionarios del Consejo consideran que el Director Ejecutivo no puede o no quiere actuar de forma imparcial, el caso se remitirá al Presidente y Vicepresidente del Consejo.
6. Previo a la finalización de la investigación, los funcionarios del Consejo podrán recomendar al Director Ejecutivo que adopte las medidas necesarias para salvaguardar los intereses del denunciante, que podrían comprender, sin carácter excluyente, la suspensión temporal de la aplicación de la medida denunciada como represalia y, con la anuencia del denunciante, su reasignación provisoria dentro de la oficina o en otro servicio, o la concesión de una licencia especial con goce de sueldo completo. 
7. Una vez que los funcionarios del Consejo reciban el informe de la investigación, informarán por escrito al denunciante sobre el resultado de la misma y presentarán recomendaciones sobre el caso al Director Ejecutivo. Tales recomendaciones podrán incluir medidas disciplinarias contra el autor de las represalias.
8. Si los funcionarios del Consejo dictaminan que no existen indicios creíbles para determinar que ha habido represalias o amenaza de represalias pero constatan la existencia de un problema personal en una oficina en particular, informarán al denunciante sobre los mecanismos informales de resolución de conflictos disponibles en la OIMT. 
9. Si, sobre la base del examen preliminar de la denuncia, los funcionarios del Consejo dictaminan que existe un problema de gestión, informarán de ello al Director Ejecutivo.
10. Si, a juicio de los funcionarios del Consejo, podría producirse un conflicto de intereses en la OIMT al realizar la investigación, podrán recomendar al Director Ejecutivo que la denuncia sea tramitada por un mecanismo de investigación transparente alternativo.

Prohibición de represalias contra personas ajenas a la Organización

1. Toda medida de represalia contra un consultor, un contratista o sus empleados, agentes o representantes, o cualquier persona que tenga tratos con la OIMT, como consecuencia de una denuncia, presentada por dicha persona, de una conducta indebida por parte de empleados de la OIMT se considerará falta de conducta que, en caso de demostrarse, dará lugar a medidas disciplinarias o de otro tipo.

Estatuto y Reglamento del Personal

1. El Director Ejecutivo establecerá un Comité Mixto de Disciplina para asesorarlo en materia de medidas disciplinarias aplicables a los miembros del personal.

2. El Comité Mixto de Disciplina estará integrado por tres miembros, a saber:

1. el Jefe de la Administración;
2. el Jefe de otra división, por designación del Director Ejecutivo;
3. un miembro elegido por el personal.

   
Las medidas disciplinarias que podrán imponerse incluyen la amonestación por escrito, la suspensión sin goce de sueldo, el descenso de categoría o, en el caso de falta grave de conducta, la destitución del funcionario.
   
Cuando se acuse a un funcionario de una falta grave, el Director Ejecutivo podrá ordenar su suspensión durante la investigación, sin perjuicio de los derechos del interesado. La suspensión durante la investigación no se considerará una medida disciplinaria. Dicha suspensión será con goce de sueldo, a menos que, en circunstancias excepcionales, el Director Ejecutivo, en base al asesoramiento de un Comité Mixto de Disciplina, considere apropiado aplicar una suspensión sin goce de sueldo.  
El Comité Mixto de Disciplina examinará con la mayor diligencia los asuntos que se le sometan, garantizando al mismo tiempo la capacidad del funcionario interesado para preparar una defensa adecuada. Como regla general, el Comité Mixto de Disciplina completará el estudio del caso y presentará un informe al Director Ejecutivo en el plazo de treinta (30) días a partir de la fecha en que se realice la denuncia de falta de conducta. El Director Ejecutivo tomará una decisión en el plazo de una semana a partir de la recepción del informe y la recomendación del Comité Mixto de Disciplina.

Las denuncias de falta de conducta y pruebas justificativas deberán presentarse por escrito al funcionario interesado a más tardar dos semanas antes de su audiencia con el Comité Mixto de Disciplina. El funcionario podrá presentar su defensa oralmente o por escrito. Al funcionario interesado se le permitirá comparecer ante el Comité Mixto de Disciplina o se lo autorizará a estar representado por otro funcionario para presentar su caso. El Comité Mixto de Disciplina mantendrá un registro de sus actuaciones.
 
   
Contra una decisión del Director Ejecutivo relativa a una acción disciplinaria, inclusive la recisión de un nombramiento de conformidad con la Cláusula 7.1 (b), podrá interponerse una apelación ante el Presidente del Consejo, en el plazo de un mes a partir de la fecha en que se notificó por escrito tal decisión al funcionario. El Presidente del Consejo someterá la apelación a una junta de cinco miembros compuesta por él mismo, el Vicepresidente del Consejo y el Presidente de tres de los Comités (elegidos conjuntamente por el Presidente y Vicepresidente del Consejo). La decisión de esta junta de apelaciones, que deberá adoptarse en un plazo de treinta (30) días, será definitiva.